مايكروسافت رابط اين برنامه را به ميزان زيادي تغيير داده و قالب هاي فايلي آن را به روزرساني كرده و ويژگي هاي جديد بسياري را به آن اضافه كرده است.

رابط و قالب هاي فايلي جديد به همراه برخي ويژگي هاي شگفت انگيز، يكي از مواردي است كه كاربراني كه عادت به نسخه هاي قديمي برنامه Word داشته اند را به دردسر انداخته است. در اين سري مقالات به رفع برخي مشكلات در برنامه Word مي پردازيم؛ همچنين دستورالعمل هايي را نيز در خصوص Word 2003 ارائه خواهيم كرد.

مشكل: عدم توانايي نسخه قديمي Word در باز كردن فايل هاي ذخيره شده توسط Word 2007.

راه حل: قالب پيش فرض فايل هاي Word 2007 يعني DOCX، مجموعه اي فشرده از فايل هاي XML ايجاد مي كند كه هر يك شامل اطلاعاتي در مورد سند مربوطه هستند. اين فايل ها نه تنها با نسخه هاي قديمي Word، بلكه با ساير برنامه هايي كه سابق بر اين، قادر به باز كردن فايل هاي Word بودند، سازگاري ندارند. كاربرانWord 2003 Word 2002 و Word 2000 در صورت نصب Microsoft Office Compatibility Pack مي توانند فايل هاي Word 2007 را باز كنند.

همچنين مي توانيد از گزينه Save As براي ذخيره فايل ها در قالب Doc كه با نسخه 97 تا 2003 برنامه Word سازگار است، استفاده كنيد. كاربران ساير برنامه ها مي توانند از يك مبدل فايل رايگان مانند Zamzar بهره گيرند.

اگر از ويژگي هايي كه منحصر به Word 2007 هستند، استفاده مي كنيد؛ مانند تم ها، اين بخش ها در فرآيند تبديل فايل، انتقال داده نخواهند شد و ممكن است برخي از اطلاعات از بين بروند. هنگامي كه مجدداً فايل تبديل شده را باز كنيد، Word 2007 هر تعداد از ويژگي ها را كه ممكن باشد، بازيابي خواهد كرد، اما نمي تواند تمامي فرمت بندي هاي از بين رفته را بازيابي كند. اگر مي خواهيد تمامي اطلاعات شما باقي بماند، بهتر است دو نسخه از فايل خود را ذخيره كنيد؛ يك نسخه در Word 2007 و يك نسخه براي كاربران ساير نسخه هاي Word.

مشكل: عدم دسترسي به تمامي ويژگي هاي Word 2007، در زمان باز كردن فايل هاي ايجاد شده توسط نسخه هاي قديمي تر Word

راه حل: Word 2007 داراي ويژگي جديدي با نام Compatibility Mode است كه براي به حداقل رساندن مشكل سازگاري بين نسخه 2007 و نسخه هاي قديمي طراحي شده است. زماني كه شرايط خاصي از قبيل باز كردن فايلي كه در نسخه هاي قديمي Word ذخيره شده باشد، به وجود آيد، Word 2007 به حالت Compatibility Mode سوئيچ مي كند. در اين حالت، Word 2007 ويژگي هاي منحصر به آن نسخه از برنامه را محو ساخته و يا به ويژگي هاي قديمي از قبيل Smart Art كه در Word 2007 بهينه شده است، مراجعه خواهد كرد.

اگر Word 2007 در اين حالت عمل كند، عبارت Compatibility Mode در نوار عنوان ظاهر خواهد شد.

به منظور به دست آوردن حداكثر كارآيي از فايل هاي قديمي با Word 2007، آنها را باز كرده، روي دكمه Microsoft Office كليك كرده و گزينه Convert را انتخاب كنيد. زماني كه يك فايل Word قديمي را در قالب DOC X ذخيره كرده و آن را ببنديد و گزينه Maintain Compatibility With Word 97 -2003 را انتخاب نكنيد، Compatibility Mode خاتمه مي يابد.

 مشكل: بروز مشكل در سبك Normal پيش فرض Word 2007، وجود فواصل اضافي در قبل و بعد از پاراگراف ها و

استفاده از فونت Calibri به جاي Times New Roman.

راه حل: مي توانيد سبك Word 2007 را به استانداردهاي Word 2003 تبديل كنيد. به منظور انجام اين كار، گزينه Change Styles را در كادر Styles انتخاب كرده و ماوس خود را روي Style Set قرار دهيد تا منوي آن باز شود و روي Word 2003 كليك كنيد. مجدداً Change Styles را انتخاب كنيد اما ماوس خود را روي Fonts قرار داده و سبك Office Classic را انتخاب كنيد.

اگر فونت هاي پيش فرض Word 2007 را دوست نداريد، مي توانيد Style Set را به Word 2003 تغيير دهيد.

به منظور كسب تمامي ويژگي هاي Word 2007 در سندي كه در نسخه قديمي تر Word ايجاد شده است، از ويژگي Convert استفاده كنيد.

به منظور اعمال اين تنظيمات در تمامي اسناد جديد به صورت پيش فرض، Change Styles را انتخاب كرده و سپس Set As Default را انتخاب كنيد. اگر مايليد كه سبك Word 2007 را بازگردانيد، اين فرآيند را به صورت معكوس انجام دهيد.

Word 2003: اين مشكل مختص Word 2007 است. اگر يك سند Word 2007 را در Word 2003 باز كنيد، ممكن است سبك هاي Word 2007 از جمله قالب Normal جديد را انتقال دهد. به منظور تنظيم مجدد سبك ها در Word 2003، گزينه Styles and Formatting را ازمنوي Format انتخاب كرده و گزينه Custom را از پايين قاب ظاهر شده انتخاب كنيد.

روي دكمه Styles در پايين Format Settings و سپس روي دكمه Organizer در پايين Style كليك كنيد.

در اين پنجره، مي توانيد سبك ها را در سند جاري حذف كرده و يا از طريق قالب جهاني Normal.dot روي سبك هاي پيش فرض بازنويسي كنيد. (بازنويسي روي Normal، استانداردهاي سبك Word 2007 را حذف خواهد كرد.) اگر روي سبك هاي Normal.dot بازنويسي كرده ايد، اين قابليت را در اختيار نخواهيد داشت. اگر از ابزار جست وجو در منوي Start براي يافتن Normal.dot و نام گذاري مجدد آن بهره مي گيريد، Word زماني كه برنامه را مجدداً راه اندازي كنيد، آن را با Normal.dot پيش فرض جايگزين خواهد كرد.

مشكل: قفل شدن و يا عملكرد عجيب سند Word.

راه حل 1: Word 2007 و Word 2003 داراي ويژگي هاي Auto Recovery هستند. اين ويژگي ها در صورت خرابي يك سند، سعي مي كنند آن را بازيابي كنند. اما احتمال خرابي اسناد پيچيده (به ويژه آنهايي كه داراي فرمت بندي زيادي هستند)، وجود دارد.

در اين حالت بهتر است بخش هاي سند كه داراي فرمت بندي نيستند را Cut كرده و در فايل جديدي Paste كنيد. سپس زماني كه فقط آخرين پاراگراف فايل قبلي باقيمانده، كليدهاي END+CTRL را فشار دهيد تا تمامي موارد به جز علامت پاراگراف آخر (كه برخي اطلاعات مربوط به فرمت بندي در آن ذخيره شده است) انتخاب شود. اين موارد را در فايل جديد Paste كنيد.

راه حل 2: اگر مشكل همچنان وجود داشت، در فايل جديد، فرمت بندي هاي پيچيده از قبيل جداول، نمودارها و تصاوير گرافيكي را Cut كرده و در يك فايل مجزاي جديد Paste كنيد. اين كار را به صورت تك تك انجام دهيد. در اين صورت، زماني كه مشكل تكرار شود، مي توانيد بخش مشكل ساز را يافته، حذف و يا جايگزين كنيد.

راه حل 3: اگر اين موارد بسيار زياد بودند و كنترل آنها ممكن نبود، راه حل ديگر، ذخيره فايل با فرمت ديگر از قبيل HTML ،RTF و يا TXT و سپس تبديل آنها به فايل Word است.

اين كار موجب مي شود كه فرمت بندي داراي اشكال از سند خارج شود اما با اين كار برخي از فرمت بندي هاي خود را از دست خواهيد داد. اگر نمي توانيد زماني كه سند قفل مي شود، آن را باز كنيد، به مشكل و راه حل قبلي كه پيش از اين ذكر كرديم، مراجعه كنيد.